Главная иллюзия начинающего предпринимателя: «Если на расчетном счете лежат деньги, значит, бизнес прибыльный».
А потом наступает день Икс: нужно платить аренду, выдавать зарплату сотрудникам и закупать новую партию товара, а денег почему-то не хватает. Вчера же были! Начинается паника, срочные кредиты и перехватывание средств у знакомых. В бизнесе это называется страшным словом — кассовый разрыв.
Чтобы не поседеть раньше времени, бизнесу нужен контроль. И для этого на старте не обязательно покупать дорогие сложные CRM или нанимать финдиректора. Достаточно грамотно собранной таблицы в Excel.
Почему остаток на карте — это не ваша прибыль
Представьте: клиент перевел вам 500 000 рублей аванса за проект, который вы будете делать два месяца. Вы обрадовались, вытащили 100 000 рублей на личные нужды, а остальные пустили в оборот.
Но эти деньги пока не ваши. Вы их еще не отработали. Если клиент завтра расторгнет договор, вам придется возвращать всю сумму. Если вы потратили больше, чем реально заработали — вы вытащили деньги из оборота и начали копать финансовую яму своему бизнесу.
Чтобы видеть реальную картину, а не иллюзию, нужен учет. И начинать всегда стоит с отчета ДДС.
Таблица ДДС (Движение денежных средств): ваш главный инструмент
ДДС — это пульс вашего бизнеса. Это таблица, которая отвечает на два простых вопроса: «Откуда деньги пришли?» и «Куда они ушли?».
Ее суть в том, чтобы фиксировать абсолютно каждую операцию по вашим счетам, картам и наличным кассам в хронологическом порядке. Купили пачку бумаги в офис за 500 рублей? Записали. Пришла оплата от клиента на 50 000 рублей? Записали.
Правильный ДДС состоит из нескольких обязательных блоков:
Дата операции
Сумма (доходы с плюсом, расходы с минусом)
Статья движения (это самое важное! Об этом ниже)
Контрагент (от кого или кому)
Счет (Расчетный счет, Наличка, Личная карта)
3 золотых правила ведения финансов в Excel
Если вы решили собирать свою финансовую модель в таблицах, соблюдайте три железных правила:
Разделите деньги бизнеса и личные деньги. Это боль 90% микробизнеса. Сегодня вы оплатили с бизнес-карты кофе, а завтра с личной карты перевели за интернет в офисе. Заведите в таблице отдельную статью расходов "Выплата дивидендов / На личные нужды учредителя". Вытаскивайте деньги системно, а не хаотично.
Унифицируйте справочник статей. Ваши расходы должны быть жестко категоризированы. Нельзя писать сегодня «Оплата за рекламу», завтра «Яндексу за клики», а послезавтра «Маркетологу Васе». Сделайте выпадающий список (мы писали об этом в прошлой статье!) со строгими категориями: Маркетинг, Аренда, ФОТ (Зарплата), Налоги, Закупка сырья. Иначе вы никогда не сможете собрать нормальную сводную таблицу по итогам месяца.
Ежедневная дисциплина. Разносить данные нужно каждый день. Или минимум раз в неделю. Если вы сядете заносить чеки за прошедший месяц 30-го числа, вы половину не вспомните, а таблица превратится в бесполезную формальность.
Как собрать первую таблицу (или где взять шаблон)
Вам нужно создать два листа в Excel. На первом листе "Справочник" выпишите все ваши источники доходов (Услуги, Розничные продажи, Опт) и статьи расходов.
На втором листе сделайте бесконечную умную таблицу (через Ctrl+T) с колонками: Дата / Статья (через выпадающий список) / Контрагент / Приход / Расход / Комментарий.
По итогам месяца вы просто выделяете эту таблицу, нажимаете «Вставка» -> «Сводная таблица» и мгновенно видите, какая статья расходов сожрала больше всего денег.
P.S. Мы знаем, что собирать структуру с нуля — это долго. Поэтому в следующих постах мы планируем выкладывать готовые автоматизированные шаблоны управленческого учета для малого бизнеса, которые можно просто скачать и начать пользоваться.
